«Основы работы с SAP»

“УТВЕРЖДАЮ”
Директор ФГУП “ГлавНИВЦ” Управления делами Президента Российской Федерации
____________ Д.В.Рубинштейн
« ___ » ___________ 2010 г.
Инструкция
для уполномоченных лиц ГУФИ
Перенос данных с использованием форм упрощенного
первичного ввода, предоставленных подведомственными организациями, не подключенными к АСУН
версия 1.4
Разработчик ФГУП «ГлавНИВЦ» Управления делами Президента
Российской Федерации
Москва
2010 г.
Содержание
Введение ........................................................................................................................................ 3
Назначение программы .............................................................................................................3
Требования к уровню подготовки пользователей ..................................................................4
Формирование файла данных для подведомственной организации........................................ 4
Запуск системы гибкой отчетности АСУН .............................................................................4
Формирование файла данных для ПВО...................................................................................6
Сохранение сформированного файла данных для ПВО ........................................................8
Загрузка в АСУН сведений об управлении федеральным имуществом ................................. 8
Алгоритм ручной загрузки в систему АСУН ..........................................................................8
Запуск с помощью меню пользователя............................................................................... 8
Запуск транзакции SPROXY .............................................................................................. 10
Выбор файла и загрузка данных ........................................................................................ 10
Алгоритм автоматической загрузки в систему АСУН .........................................................13
Создание нового объекта (единицы аренды) и нового контрагента в АСУН ....................... 22
Создание нового объекта в АСУН .........................................................................................24
Создание нового контрагента .................................................................................................36
2
Введение
Данная инструкция является пользовательской документацией по работе с автоматизированной системой управления недвижимостью (АСУН) с подсистемой «Упрощенного
ввода информации».
В данной инструкции излагаются общие принципы практической работы с Автоматизированной системой управления недвижимостью. При возникновении проблемных ситуаций в работе программного комплекса, которые не описаны в данном руководстве,
свяжитесь со службой технической поддержки.
Назначение программы
Цель разработки системы упрощенного ввода, являлось обеспечение простоты регистрации данных в системе АСУН по принципу «одного окна». Регистрация таких данных
как, сведения о договоре недвижимости, должна быть максимально упрощена и все необходимые атрибуты должны располагаться на едином информационном пространстве с
возможностью выбора атрибутов из списка/справочника (если применимо).
В ходе проведения работ были разработаны следующие формы:
 форма ввода сведений о договорах страхования;
 форма ввода сведений о результатах по оценке объектов федерального имущества;
 форма ввода сведений о Государственных закупках товаров, работ и услуг;
 форма ввода сведений по учету конкурсной и аукционной документации на
право заключения договора аренды нежилого помещения;
Данная технология обладает следующими преимуществами:
 автоматизацию процессов бумажного документооборота;
 доступность для различных категорий пользователей (неподключенные к
АСУН подведомственные организации);
 ускорение бизнес-процессов и повышение их эффективности;
 оперативность принятия решений.
Для работы с упрощенными формами требуются стандартный Adobe Reader9.2,
установленный на рабочей станции пользователя. Для корректной работы форм необходимо установить версию программного продукта Adobe Reader не ниже 9.2.
Форма ввода сведений обеспечивает возможность ввода данных в автономном режиме на рабочем месте, не подключенном к АСУН. Таким образом, пользователи, не подключенные к АСУН, имеют возможность предоставлять сведения, необходимые для ведения учета в системе АСУН. Форма имеет поля, обязательные для заполнения, без заполнения которых невозможно сохранить данную форму.
Заполненная форма должна передаваться уполномоченному лицу (куратору) для переноса данных в систему АСУН.
Далее в данном пособии пойдет речь о детальном описании процесса переноса данных в АСУН.
3
Требования к уровню подготовки пользователей
Для работы с программной подсистемой «Упрощенного ввода информации», пользователь (куратор), должен:





иметь навыки работы на персональных компьютерах в операционной системе
семейства MS Windows на уровне пользователя;
иметь навыки работы со стандартными офисными приложениями MS Office;
иметь навыки работы со стандартным офисным приложением Adobe Reader;
изучить данное руководство пользователя, по вводу данных в АСУН из подсистемы «Упрощенного ввода информации»;
получить инструктаж о регистрации пользователя при работе в системе и о
правилах обращения с паролями.
Формирование файла данных для подведомственной организации
Данная операция по формированию файла данных предназначена для получения выгрузки из АСУН актуальной базы данных по объектам федерального имущества и контрагентам в разрезе конкретной подведомственной организации. Уполномоченному лицу
(куратору) необходимо проделать операции описанные ниже.
Запуск системы гибкой отчетности АСУН
Для запуска Системы гибкой отчетности:
Запустите веб-обозреватель (рекомендуется использовать Microsoft Internet Explorer)
с помощью ярлыка, расположенного на рабочем столе пользователя (Рис.1).
Рис. 1 Ярлык запуска веб-обозревателя Internet Explorer
Введите в обозревателе в адресную строку адрес:
http://192.168.33.166/InfoViewApp/logon.jsp
Рис. 2 Адресная строка веб-обозревателя Internet Explorer
Появится страница входа в Систему гибкой отчетности.
4
Рис. 3 Стартовая страница Системы гибкой отчетности
1.
2.
3.
Введите ваше имя в окне Имя пользователя (Рис.3).
В поле Пароль введите свой пароль (Рис.3).
Щелкните Вход в систему (Рис.4).
Появится домашняя страница Системы гибкой отчетности (Рис.4).
Рис. 4 Домашняя страница Системы гибкой отчетности
Примечание: В случае если Вам не удалось войти в систему, проверьте правильность ввода логина и пароля (возможно у Вас на клавиатуре стоит другой язык ввода),
после 3-х неудачных попыток ввода логина и пароля, система автоматически блокирует
доступ. Для разблокирования, Вам следует обратиться к Администратору.
5
Формирование файла данных для ПВО
Далее необходимо запустить отчет, находящийся в системе гибкой отчетности по
ссылке «Отчетность АСУН – > Управление имущественными отношениями -> Формирование файла данных для ПВО»
Рис. 5 Запуск отчета «Формирование файла данных для ПВО»
В появившемся окне-приглашении необходимо при помощи поиска найти интересующую организацию, двойным щелчком добавить ее в область выбора и нажать кнопку
«Выполнить запрос».
6
Рис. 6 Выбор организации для формирования отчета
Результат работы отчета необходимо сохранить на локальном компьютере, при помощи
кнопок меню «Документ – Сохранить на компьютере как - Excel», как показано на рисунке ниже:
Рис. 7 Сохранение отчета по организации
7
Сохранение сформированного файла данных для ПВО
Результат отчета необходимо сохранить в папку по данной организации «Мой компьютер
\Мои документы\ ФГУП Пресса\ Формирование файла данных для Пресса.xls».
Рис. 8 Сохранение отчета по организации
Далее сохраненный файл необходимо направить ответственному лицу в подведомственную организацию по имеющемуся каналу связи (например, по электронной почте)
Загрузка в АСУН сведений об управлении федеральным
имуществом
После того, как ответственное лицо в подведомственной организации при помощи
Форм упрощенного ввода осуществило ввод сведений по учету договоров, «файлконтейнер» с расширением .XML направляется уполномоченному лицу (куратору) со стороны ГУФИ по каналам связи (например, электронной почте). Уполномоченное лицо, при
получении вышеописанного файла, сохраняет данный файл в папке на локальном компьютере с наименованием организации, от которой данный файл был получен, например:
«Мой компьютер \Мои документы\ РУЛОК\ Оценка v.1.2.1.xml».
После чего, уполномоченное лицо приступает к вводу информации в АСУН, согласно описному ниже алгоритму:

алгоритму ручной загрузки;

алгоритму автоматической загрузки.
Алгоритм ручной загрузки в систему АСУН
Запуск с помощью меню пользователя
Вход в систему
Запуск системы первичного ввода осуществляется с помощью ярлыка SAP Logon, расположенного на рабочем столе пользователя (рис.9).
8
Рис. 9 Ярлык запуска системы первичного ввода
В открывшемся окне нажатием мышки выбрать строчку «Первичный ввод», после
чего нажать кнопку «Вход в систему».
После этого в окне (рис.10) следует ввести имя пользователя (логин), пароль и нажать
«Enter».
Рис. 10 Поля ввода имя «Пользователя» и «Пароль»
Примечание: В поле «Мандант» по умолчанию заполняется значение 111. Если это не
так, укажите в нем 111. Язык входа в систему для всех пользователей по умолчанию русский и заполнять поле «Язык» не обязательно.
Далее откроется следующий экран «SAP Easy Access»(рис.11).
Рис. 11 Экран «Меню пользователя»
Примечание: В случае если Вам не удалось войти в систему, проверьте правильность
ввода логина и пароля (возможно у Вас на клавиатуре стоит другой язык ввода), после 3х неудачных попыток ввода логина и пароля, система автоматически блокирует доступ.
Для разблокирования, Вам следует обратиться к Администратору.
9
Запуск транзакции SPROXY
В верхнем левом углу, в поле ввода транзакции необходимо ввести “SPROXY” и нажать
Enter на клавиатуре.
Далее, на появившемся экране, необходимо раскрыть древовидный список первой строки
до уровня «MI_RECN_IB» (как указано на Рис.12).
Рис. 12 Экран транзакции «SPROXY»
Установите курсор на строке «MI_RECN_IB», двойным нажатием убедитесь, что она выбрана (подсветка желтым), затем нажмите F8 на клавиатуре, или пиктограмму
.
Выбор файла и загрузка данных
В появившемся окне необходимо отметить строку «Generate Template Data», после чего
нажать F8 на клавиатуре, или пиктограмму
.
10
Рис. 13 Экран выбора типа файла.
В появившемся окне необходимо нажать на пиктограмму
«Load File (F5)»
Рис. 14 Загрузка данных из локального файла.
Далее система предложит выбрать файл для загрузки из локального источника, в
нашем примере, интересующий нас файл располагается по адресу «Мой компьютер \Мои
документы\РУЛОК\ Оценка v.1.2-1.xml». Для того чтобы данный файл отобразился в
данной папке в строке «Тип файлаов:» необходимо указать «Все файлы (*.*)» , как
на рисунке ниже.
Установить курсор на имени файла и нажать “Открыть”.
11
Рис. 15 Выбор локального файла для загрузки.
Необходимо удостовериться, что в появившееся окно были перенесены данные из локального файла. Это можно осуществить визуальной сверкой наличия технических данных в
«Области данных», как на рисунке 16.
После чего, нажать F8 на клавиатуре, или пиктограмму
.
Рис. 16 Запуск процесса загрузки.
12
Об
успешном
выполнении
загрузки
ние
будет
свидетельствовать
в нижнее части экрана
хода в основное меню нажать Shift+F3 на клавиатуре, или пиктограмму
сообще-
(Рис.17). Для вы.
Рис. 17 Выход из системы АСУН.
Куратор может осуществлять контроль и анализ сведений, внесенных в АСУН с помощью форм упрощенного ввода, как через соответствующий отчет в системе гибкой отчетности, так и в системе первичного ввода.
Алгоритм автоматической загрузки в систему АСУН
Откройте Мой компьютер. (для этого нажмите на соответствующий ярлык на Рабочем столе – Рис.18)
Рис. 18 Ярлык Мой компьютер.
В строке ввода адреса наберите ftp://192.168.5.119/PDF и нажмите Enter (Рис.19)
Рис. 19 Адресная строка.
Откроется пустая папка (Рис.20).
13
Примечание: в случае возникновения проблем с доступом, обратитесь в службу
технической поддержки по телефону: 620-80-40.
Рис. 20 Окно папки.
В эту папку необходимо скопировать файл(ы), полученный(ые) от подведомственной организации.
Для проверки загрузки файла необходимо спустя одну минуту нажать кнопку F5.
Файлы из папки должны исчезнуть. Это будет означать, что прошла загрузка файлов в
АСУН.
14
Алгоритм ручной загрузки данных по земельному участку в систему АСУН
Запуск с помощью меню пользователя
Вход в систему
Запуск системы первичного ввода осуществляется с помощью ярлыка SAP Logon, расположенного на рабочем столе пользователя (рис.21).
Рис. 21 Ярлык запуска системы первичного ввода
В открывшемся окне нажатием мышки выбрать строчку «Первичный ввод», после
чего нажать кнопку «Вход в систему».
После этого в окне (рис.22) следует ввести имя пользователя (логин), пароль и нажать
«Enter».
Рис. 22 Поля ввода имя «Пользователя» и «Пароль»
Примечание: В поле «Мандант» по умолчанию заполняется значение 111. Если это не
так, укажите в нем 111. Язык входа в систему для всех пользователей по умолчанию русский и заполнять поле «Язык» не обязательно.
Далее откроется следующий экран «SAP Easy Access»(рис.23).
15
Рис. 23Экран «Меню пользователя»
Примечание: В случае если Вам не удалось войти в систему, проверьте правильность
ввода логина и пароля (возможно у Вас на клавиатуре стоит другой язык ввода), после 3х неудачных попыток ввода логина и пароля, система автоматически блокирует доступ.
Для разблокирования, Вам следует обратиться к Администратору.
16
Запуск транзакции SPROXY
В верхнем левом углу, в поле ввода транзакции необходимо ввести “SPROXY” и нажать
Enter на клавиатуре.
Для земельного участка, на появившемся экране, необходимо раскрыть древовидный список первой строки до уровня «MI_ZU_IB1» (как указано на Рис.24).
Рис. 24 Экран транзакции «SPROXY»
Установите курсор на строке «MI_ZU_IB1», двойным нажатием убедитесь, что она выбрана (подсветка желтым), затем нажмите F8 на клавиатуре, или пиктограмму
.
Выбор файла и загрузка данных
В появившемся окне необходимо отметить строку «Generate Template Data», после чего
нажать F8 на клавиатуре, или пиктограмму
.
17
Рис. 25 Экран выбора типа файла.
В появившемся окне необходимо нажать на пиктограмму
«Load File (F5)»
Рис. 26 Загрузка данных из локального файла.
Далее система предложит выбрать файл для загрузки из локального источника, в
нашем примере, интересующий нас файл располагается по адресу «Мой компьютер \Мои
документы\Земельные участки\ Форма ЗУ 1.2 .xml». Для того чтобы данный файл отобразился в данной папке в строке «Тип файлаов:» необходимо указать «Все файлы
(*.*)» , как на рисунке ниже.
Установить курсор на имени файла и нажать “Открыть”.
18
Рис. 27 Выбор локального файла для загрузки.
Необходимо удостовериться, что в появившееся окно были перенесены данные из локального файла. Это можно осуществить визуальной сверкой наличия технических данных в
«Области данных», как на рисунке 28.
После чего, нажать F8 на клавиатуре, или пиктограмму
.
Рис. 2821 Запуск процесса загрузки.
19
Об
успешном
выполнении
загрузки
ние
будет
свидетельствовать
в нижнее части экрана
хода в основное меню нажать Shift+F3 на клавиатуре, или пиктограмму
сообще-
(Рис.29). Для вы.
Рис. 29 Выход из системы АСУН.
Куратор может осуществлять контроль и анализ сведений, внесенных в АСУН с помощью форм упрощенного ввода, как через соответствующий отчет в системе гибкой отчетности, так и в системе первичного ввода.
Алгоритм автоматической загрузки данных по земельному
участкув систему АСУН
Откройте Мой компьютер. (для этого нажмите на соответствующий ярлык на Рабочем столе – Рис.30)
Рис. 30Ярлык Мой компьютер.
В строке ввода адреса наберите ftp://192.168.5.119/PDFZU/ и нажмите Enter (Рис.31)
20
Рис. 31Адресная строка.
Откроется пустая папка (Рис.32).
Примечание: в случае возникновения проблем с доступом, обратитесь в службу
технической поддержки по телефону: 620-80-40.
Рис. 32 Окно папки.
В эту папку необходимо скопировать файл(ы), полученный(ые) от подведомственной организации.
Для проверки загрузки файла необходимо спустя одну минуту нажать кнопку F5.
Файлы из папки должны исчезнуть. Это будет означать, что прошла загрузка файлов в
АСУН.
21
Создание нового объекта (единицы аренды) и нового
контрагента в АСУН
При заполнении подведомственными организациями форм упрощенного ввода может возникнуть потребность в создании нового контрагента или объекта (единицы аренды). Для предотвращения дублирования информации и некорректного ввода их необходимо создать в Системе. Новый контрагент и объект (единица аренды) в АСУН заводятся
уполномоченным лицом (куратором) или специалистом единого центра технической и
консультационной поддержки на основании полученного запроса от подведомственной
организации в виде формы ввода сведений о новых контрагентах (Рис.33) и формы ввода
сведений о новых объектах (Рис.34) и в соответствии с нижеприведенной инструкцией.
Рис. 33Форма ввода сведений о новых контрагентах
22
Рис. 34 Форма ввода сведений о новых объектах
23
Создание нового объекта в АСУН
Вход в систему первичного ввода АСУН
Запускаем SAP Logon (Рис.35):
Рис. 225 Запуск SAP Logon
В появившемся окне выбираем «Подсистема первичного ввода» и нажимаем кнопку
«Вход в систему» (Рис.36):
Рис. 36 Выбор подсистемы
Вводим имя пользователя и пароль (Рис.37):
Рис. 37 Окна «Пользователь» и «Пароль»
24
В левой верхней части окна вводим в командную строку «re80» или выбираем
пункт «Навигатор по системе недвижимости» (Рис.38):
Рис. 38 Экран выбора навигатора по системе недвижимости
Загрузится RE-навигатор (Рис.39):
Рис. 39 Экран RE-навигатора
25
Создание набора арендуемых объектов (площадей)
Из выпадающего меню выбираем пункт «Здание»
Рис. 40 Выбор из списка
Выбираем в открывшемся окне закладку «Выбор через адрес» и в поле «Улица» ищем необходимый нам объект (для быстрого поиска рекомендуется ставить знаки * в начале и в
конце искомого названия»
Рис. 41 Поиск объекта
26
После нажатия кнопки
Откроется список объектов, веденный критерий поиска может
соответствовать нескольким объектам. Выбираем нужный
Рис. 42 Выбор объекта
После выбора объекта, сведения о нем открываются в правой части экрана.
Нажимаем правой кнопкой мыши на выделенное в левой части экрана имя объекта
(например, ОИМ 4280/1/2). В открывшемся меню выбираем пул площадей в соответствии
с условиями договора (Рис.43).
Рис. 4323 Выбор пула площадей
В открывшемся окне в правой части экрана набираем в поле Назван. ОбъектАренд наименование создаваемого пула на здание (Например: здание называется «Здание поликлиники», то пул будет называться «Пул здание поликлиники»), также следует ввести Ввод в
эксплуатацию с (по умолчанию следует вводить 01.01.1900) (см. Рис.44).
27
Рис. 44 Пул площадей
В верхней правой части экрана выбираем из выпадающего списка переход на вкладку
«Архитектура»
Рис. 45 Переход на экран архитектура
После перехода на вкладку «Архитектура» нажимаем кнопку присвоения и выбираем
«Полное присвоение» (Рис.46).
Рис. 246 Присвоение пула к архитектуре
В открывшемся окне нажимаем кнопку «Выбор через иерархию» и ставим галочку в открывшемся окне (Рис.47 и Рис.48).
28
Рис. 47 Выбор через иерархию
Рис. 48 Присвоение архитектуры
В поле Идентификация АО автоматически появится техническое имя здания в архитектурном ракурсе жмем кнопку
(Рис.49).
Рис. 4925 Присвоение архитектуры
Если возникает поле с вопросом «Присвоить подчиненные объекты?», то по умолчанию
нажимаем кнопку «Нет»
29
Рис. 50 Присвоение подчиненных объектов
После завершения всех вышеуказанных процедур нажимаем кнопку Сохранить (Рис.51).
Рис. 51Сохранение созданного пула
После создания пула нажимаем кнопку обновить (Рис.52).
30
Рис. 52 Обновить
У выбранного ранее объекта имущества появится подчиненный объект «Пул здание поликлиники» (Рис.53)
Рис. 53 Подчиненные объекты
Нажимаем правой кнопкой мыши на созданном пуле и выбираем создание объекта аренды
(Рис.54)
Рис. 54 Создание объекта аренды
В открывшемся окне в выпадающем списке выбираем «Арендуемая площадь» и нажимаем
кнопку (Рис.55).
Рис. 55 Выбор арендуемой площади
31
В открывшемся окне выбираем кнопку присвоить номер 1 (Рис.56), затем проставляем
номер Пула площадей, в соответствии с номером пула площадей в левой части экрана
пункт 2 (Рис.56).
Рис. 56 Присвоение арендуемой площади к пулу
В поле Назван. ОбъектАренд Пишем точное месторасположение арендуемой площади в
соответствии с экспликацией и договором (Рис.57).
Рис. 57 Наименование арендуемой площади
Переходим на закладку Площади и измерения и нажимаем кнопку «Добавить измерения»
(Рис.58).
Рис. 58 Площади и измерения
32
В открывшемся окне выбираем и дважды нажимаем левой кнопкой мыши на надписи
«Основная площадь»
Рис. 59 Допустимые виды измерений
В соответствии с БТИ и условиями договора проставляем основную площадь (вспомогательную) в поле ДостВеличина
Рис. 60 Площадь арендуемой площади
Затем нажимаем на кнопку сохранить (Рис.61)
Рис. 61 Сохранить
В зависимости от количества арендуемых площадей по условиям договора, вышеуказанные операции по созданию арендуемых площадей повторяются соответствующее число
раз.
В случаях однотипных наименований арендуемых площадей возможно копирование арендуемых площадей (Рис.62).
33
Рис. 62 Скопировать
После выбора «Скопировать откроется окно в нем следует нажать кнопку «Создать»
(Рис.63).
Рис. 63 Создание арендуемой площади
Во вновь созданной арендуемой площади следует заменить наименование и площадь в соответствующих вкладках (Рис.64 и Рис.65).
Рис. 64 Наименование арендуемой площади
34
Рис. 65 Площади и измерения
После создания нового объекта в системе повторить действия, описанные выше:
- формирование файла данных для подведомственной организации
- загрузка в АСУН сведений об управлении федеральным имуществом.
35
Создание нового контрагента
Для создания контрагента в АСУН выполняется следующий алгоритм.
Необходимо запустить транзакцию “BP”
Рис.66 Запуск транзакции «BP»
Рис.67 Кнопки для создания нового арендатора
Если контрагентом является организация, нажимаем кнопку «Организация», а если
индивидуальный предприниматель – то кнопку «Лицо».
Сразу выбираем тип (роль) контрагента
36
Рис.68 Присвоение роли контрагенту
При появлении данного окна нажать «Создать»
Рис.69 Создание роли контрагента
После этих действий у контрагента появится выбранная роль (тип)
Рис.70 Создание контрагента в необходимой роли
37
Создание организации
Вводим следующие данные (Рис.71):
1. Обращение – выбираем из выпадающего списка;
2. Имя – полное название организации (в этих полях есть ограничение на количество
символов, поэтому вводить можно в несколько строк);
3. Критерий поиска 1 – вид организации;
4. Критерий поиска 2 – сокращенное название организации или ключевое слово;
5. Адрес – юридический адрес контрагента. Если требуется ввести дополнительные
данные, например, корпус здания, нажимаем справа кнопку «Другие поля»;
6. Страна – пишем RU;
7. Язык – выбираем «русский» из выпадающего списка.
Рис.71 Внесение сведений о контрагенте
Так будет выглядеть блок заполнения адреса, если нажать кнопку «Другие поля» (и
ввести номер корпуса) (Рис.72):
38
Рис.72 Поле ввода
После ввода всех данных сохраняем контрагента нажатием
(Рис.73).
Рис. 73 Кнопка сохранения
Создание лица происходит аналогично (по тому же алгоритму)
После создания нового контрагента в системе повторить действия, описанные выше:
- формирование файла данных для подведомственной организации
- загрузка в АСУН сведений об управлении федеральным имуществом.
39