Инструкция для пользователей - Воронежский государственный

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ВОРОНЕЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
(ФГБОУ ВПО «ВГТУ», ВГТУ)
СОГЛАСОВАНО
Проректор по развитию
информационных ресурсов
и молодежной политике ВГТУ
УТВЕРЖДАЮ
Ректор ВГТУ
_____________ В.Л. Бурковский
«___» ______________ 2013г.
____________ В.Р. Петренко
«___» _____________ 2013г.
ИНСТРУКЦИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
системы электронного документооборота «AcroDoc ECM»
Воронеж 2013
И
-___________________- 2013
1 Структура пользовательского интерфейса
После входа в Систему на экране отображается основное окно, которое
представляет собой набор рабочих панелей. Количество рабочих панелей может
варьироваться в зависимости от выполняемых задач. По желанию пользователя
каждая панель может быть увеличена, уменьшена, или полностью скрыта.
Вид основного интерфейса системы представлен ниже в соответствии с
рисунком 1
Рисунок 1 - Основное окно Системы
Основное окно системы содержит следующие элементы:
1. Панель управления. Данная панель расположена в верхней части основного
экрана Системы. На ней расположены кнопки для создания документов, генерации
отчетов, поиска документов по реквизитам, вывода справки о работе в Системе,
завершения работы с Системой, а также информация о профиле пользователя.
2. Панель навигации. Данная панель расположена в левой части экрана и
предоставляет пользователю механизм доступа к документам Системы
в
соответствии с различными принципами систематизации. Информация представлена
в следующих разделах:
2
И
-___________________- 2013
 Входящие — здесь отображаются поступившие задачи и уведомления
текущего пользователя.
 Календарь — служит для отображения уже запланированных мероприятий, а
также для создания новых.
 Документы — здесь отображаются доступные пользователю документы, а
также документы, созданные пользователем, но еще не отправленные по
маршруту черновики документов.
 Справочники — здесь отображаются справочники Системы.
Информация в разделах отображается в виде дерева папок.
3. Основная панель. Данная панель занимает центральную часть экрана и
содержит информацию о наполнении папки, выбранной в дереве папок слева.
Просмотренные документы отображаются в списке обычным шрифтом. Новые, не
просмотренные, документы отображаются полужирным шрифтом.
4. Панель просмотра. На данной панели отображаются электроннорегистрационные контрольные карточки (ЭРКК) выбранного на основной панели
элемента (документа, задачи/уведомления, записи справочника).
3
И
-___________________- 2013
2 Сценарий для демонстрации процесса исполнения поручения
В данном документе описан процесс ввода в систему поручения и контроля
его исполнения в системе электронного документооборота на базе платформы
Alfresco.
В систему можно зайти по ссылке https://91.198.39.20/reference/
1. Ввод поручения в систему.
1.1. Пользователь входит в систему под своей учетной записью (вводит
логин и пароль). Вход в систему приведен в соответствии с рисунком 2.
Рисунок 2 – Вход в систему
1.2. Пользователь нажимает кнопку «Создать» и выбирает тип документа
«Поручение» в соответствии с рисунком 3.
4
И
-___________________- 2013
Рисунок 3 - Выбор типа документа «Поручение»
1.3. Пользователь заполняет поля регистрационной карточки поручения в
соответствии с рисунком 4.
Рисунок 4 - Заполнение полей регистрационной карточки поручения
5
И
-___________________- 2013
Поля, обозначенные красной звездочкой обязательны к заполнению.
При заполнении поля «Вид» можно выбрать один из вариантов «Поручение с
написанием отчета» или «Поручение на создание документа».
В поле «Поручение» пользователь заносит текст поручения, например:
подготовить материалы для конференции.
Поле «Срок исполнения» заполняется вручную или путем выбора из
календаря, можно также отметить флажком рабочие дни.
В качестве контроля исполнения поручения можно выбрать «на контроле»,
либо «уведомить об исполнении».
Если выбрано «на контроле» (задается флажком), то контролера поручения
пользователь выбирает из справочника организационно-штатной структуры. Выбор
контролера приведен в соответствии с рисунком 5.
Рисунок 5 – Выбор контролера поручения
При
выборе
«уведомить
об
исполнении»
уведомление, когда оно будет исполнено.
6
автору
поручения
придет
И
Исполнителя
поручения
пользователь
-___________________- 2013
выбирает
аналогично
выбору
контролера из справочника организационной структуры путем нажатия кнопки
«Добавить».
Удаление
выбранного
осуществляется путем нажатия кнопки
сотрудника
из
списка
-
исполнителей
- «Удалить».
Аналогично исполнителю назначаются соисполнители, если это необходимо.
Поле «Автор» заполняется путем выбора из выпадающего списка.
Внимание! Поле «Автор» заполняется до заполнения поля «Исполнители».
Если нужно приложить файл какого-то документа, необходимо нажать на
закладку «Файлы». Прикрепить нужные файлы нажатием кнопки
файлы». Вложение файлов приведено в соответствии с рисунками 6 и 7.
Рисунок 6 - Вложение файлов
Рисунок 7 – Прикрепленый файл
7
- «Добавить
И
-___________________- 2013
1.4. После заполнения всех обязательных полей пользователь нажимает
вкладку «Сохранить». Карточка поручения закрывается. Система
формирует задачу «Поручение на исполнение» для исполнителя
поручения.
1.5. Автор поручения заходит в раздел «Входящие», в нем выбирает папку
«Мои задачи – У меня на контроле» и в списке поручений на контроле
видит отправленное поручение и срок его исполнения. Если навести
указатель
мыши
на
строку
с
поручением,
можно
увидеть
дополнительную информацию по поручению. Поручение на контроле с
открытой
строкой
дополнительной
информации
приведено
в
соответствии с рисунком 8.
Рисунок 8 - Поручение на контроле с открытой строкой дополнительной
информации
Контролер может редактировать поручение с помощью кнопки
-
«Редактирование поручения», может передать поручение другому исполнителю с
8
И
помощью кнопки
помощью кнопки
-___________________- 2013
- «Передача поручения», а также отменить поручения с
- «Отозвать поручение».
2. Исполнение поручения
2.1. Пользователь заходит в систему под учетной записью исполнителя
поручения (вводит логин и пароль).
2.2. Пользователь заходит в раздел «Входящие» и находит папку «Мои задачи
– поручения на исполнение». Выбор папки «Поручение на исполнение» приведен в
соответствии с рисунком 9.
Рисунок 9 - Выбор папки «Поручение на исполнение»
В списке поручений пользователь находит поручение, например: подготовить
материалы для конференции и кликает на нем мышкой. В правой части экрана
открывается задача «Поручение на исполнение» с реквизитами карточки поручения
и кнопками, необходимыми для исполнения поручения. Карточка поручения
приведена в соответствии с рисунком 10.
9
И
-___________________- 2013
Рисунок 10 - Карточка поручения
2.3. Исполнитель формирует отчет с помощью кнопки
- «Создать отчет». В
карточке «Создание отчета» заполняет текст отчета. Пользователь также может
приложить файл с отчетом в разделе «Вложения» при помощи кнопки
-
«Добавить». Заполненная карточка отчета с вложенным файлом приведена в
соответствии с рисунком 11.
Рисунок 11 - Карточка отчета с вложенным файлом
10
И
-___________________- 2013
Закончив заполнять карточку отчета, пользователь нажимает кнопку
«Отправить». Отчет уходит на проверку контролеру поручения.
2.4. Проверка отчета. Контролер заходит в систему в раздел «Входящие», в
папку «Мои задачи – На обработку – Принятие отчета». Он видит отчет
исполнителя. При клике на строку с отчетом в правой части экрана открывается
карточка задачи «На принятие отчета» с реквизитами отчета и кнопками для
принятия/отклонения отчета. Карточка задачи на принятие отчета приведена в
соответствии с рисунком 12.
Рисунок 12 - Карточка задачи на принятие отчета
Контролер принимает отчет при помощи кнопки
- «Принять». В
открывшемся окне «Создание визы» проставляет причину снятия с контроля (поле
«Виза») и нажимает кнопку «Сохранить». Карточка «Создание визы» приведена в
соответствии с рисунком 13.
11
И
-___________________- 2013
Рисунок 13 - Карточка «Создание визы»
Задача «Принятие отчета» уходит из папки контролера. Снятие с контроля
приведено в соответствии с рисунком 14.
Рисунок 14 - Снятие с контроля
12
И
2.5.
Перепоручение
исполнения.
-___________________- 2013
Пользователь
хочет
перепоручить
исполнение поручения своему подчиненному. Для этого пользователь нажимает
кнопку
- «Выдать поручение» и создает контрольное дочернее поручение,
заполняя карточку поручения аналогично п. 1.3, в качестве контролера выбрав себя.
Завершив заполнение полей карточки, пользователь нажимает кнопку «На
исполнение». Поручение уходит на исполнение подчиненному.
Пользователь
выходит из системы.
2.6. Исполнение перепоручения. Пользователь заходит в систему под своей
учетной записью в раздел «Входящие», выбирает папку «Мои задачи – На
обработку – Поручения на исполнение», в ней выбирает нужное поручение (не
раскрытое выделено жирным шрифтом) и кликает на нем мышкой. В правой части
экрана откроется карточка задания с набором кнопок для исполнения поручения.
Создание промежуточного отчета. Исполнитель дочернего поручения создает
промежуточный отчет по поручению. Для этого на карточке задачи он нажимает
кнопку «Создать отчет», проставляет флаг «Промежуточный отчет» и выставляет
процент выполнения отчета в поле «Выполнено». Заполнив поле «Текст отчета»
содержанием отчета, пользователь нажимает кнопку «Отправить». Задача уходит из
раздела «Входящие» пользователя. Контролеру формируется задача «На проверку
отчета».
Финальное исполнение перепоручения и принятие отчета аналогично пп. 2.3 2.4.
13
И
-___________________- 2013
Лист согласования
Ответственный исполнитель
Начальник сектора ОЦ НИТ
_______________ Л.П. Лукина
___.___. 2013
СОГЛАСОВАНО
Проректор по развитию
информационных ресурсов и
молодежной политике
_______________ В.Л. Бурковский ___. ___. 2013
Начальник отдела «Служба
качества университета»
_______________ Н.В. Рогова
___. ___. 2013
Директор ОЦ НИТ
_______________ В.Г. Юрасов
___. ___. 2013
14